सामग्री
वेळ व्यवस्थापन I माझ्याकडे असलेल्या कामामुळे आणि मी एका निरुपयोगी बैठकीत अडकलो आहे
अर्थशास्त्रज्ञ पिलर लॉरेट «30 मिनिटांच्या बैठकीत स्पष्ट करतात की या कामाच्या नियुक्तींना जास्तीत जास्त कसे अनुकूलित करावे
जर तुम्हाला कामाच्या ठिकाणी नवीन बैठकीबद्दल सूचित केले गेले तर तुम्ही निष्काळजीपणा आणि राजीनाम्याने गोंधळ करता, काहीतरी चुकीचे आहे. या कामाच्या नेमणुका आमचे व्यावसायिक काम सुधारण्यासाठी साधने असावीत आणि बऱ्याच वेळा ते फक्त वेळेचा अपव्यय ठरतात.
ही परिस्थिती - जे दिसते त्यापेक्षा बरेच सामान्य आहे - यामुळेच अर्थतज्ज्ञांना प्रेरणा मिळाली पिलर लॉरेट, व्यवसाय आणि जोखीम विश्लेषण मध्ये विशेष, लिहिण्यासाठी "30 मिनिटांच्या बैठका", एक पुस्तक ज्यामध्ये, स्पष्ट मार्गदर्शक तत्वे आणि सल्ल्याद्वारे, त्याने या सभांची कार्यक्षमता वाढवण्याचा एक मार्ग प्रस्तावित केला आहे, अशा प्रकारे त्याचे उद्दिष्ट पूर्ण केले आहे.
आम्ही लेखकाशी बोललो आणि तिला वेळ वाया घालवण्यापासून रोखण्यासाठी आणि आम्हाला उपस्थित राहण्यास भाग पाडल्या जाणाऱ्या सभांचा जास्तीत जास्त फायदा घेण्यासाठी कळ सांगितली:
बैठकीचे नियोजन करताना संघटना इतकी महत्त्वाची का आहे?
जर आपल्याकडे चांगले नियोजन आणि संघटना नसेल, तर उद्दिष्टे स्पष्ट होणार नाहीत, किंवा चर्चेचे मुद्दे, किंवा उपलब्ध वेळ नाही ... म्हणून, आम्ही अनियंत्रित कालावधी आणि आम्ही सहभागींच्या अपेक्षा पूर्ण करणार नाही. आम्ही निराश होऊ शकतो आणि ते प्रत्येकाच्या वेळेचा अपव्यय होईल.
असमाधानकारकपणे नियोजित आणि ज्यामध्ये इच्छित हेतू साध्य होत नाही अशा बैठकीवर कोणते नकारात्मक परिणाम होऊ शकतात?
आर्थिक दृष्टीने खर्चाच्या व्यतिरिक्त, बैठकांमध्ये उपस्थित राहणे खराब नियोजन केले आहे आणि ज्यामध्ये 90, 60 किंवा 30 मिनिटांनंतर कोणताही निष्कर्ष न पोहोचल्याने एक उपस्थितांमध्ये नकारात्मक धारणा आणि निराशा. आणि जर ही परिस्थिती कायम राहिली तर हे सोपे आहे की कालांतराने आपण "माझ्याकडे असलेल्या नोकरीसह आणि मला निरुपयोगी बैठकीला उपस्थित राहावे लागेल" असा विचार करून तणावग्रस्त होतो.
आयोजकांबद्दल सहभागींच्या मतावर त्याचा नकारात्मक परिणाम देखील होतो, जे बहुतेक प्रकरणांमध्ये सहसा बॉस असतात.
मीटिंगच्या कालावधीसाठी 30 मिनिटे इष्टतम वेळ का आहे?
30 मिनिटे हे आव्हान आहे जे मी माझ्या स्वतःच्या अनुभवावर आधारित पुस्तकात मांडले आहे जे काम करत असलेल्या बैठकांचे आयोजन करते. स्पष्टपणे अशा बैठका आहेत ज्यांना अधिक वेळ लागेल, इतर ज्यामध्ये तुमचे उद्दिष्ट कमी प्रमाणात घेतले जाऊ शकते, आणि अर्थातच काही प्रसंगी 30 किंवा 60 मिनिटांची बैठक स्वतः कॉल किंवा ई-मेलद्वारे बदलली जाऊ शकते, उदाहरणार्थ.
पुस्तकात तुम्ही ज्या निर्णय निर्मात्याबद्दल बोलता त्याचे आकृती कसे कार्य करते?
जेव्हा आपण 30 मिनिटांच्या बैठकीतील सहभागींविषयी बोलतो, तेव्हा ते स्पष्ट असले पाहिजे आदर्श संख्या जास्तीत जास्त पाच लोकांपेक्षा जास्त नसावी. आणि आपली निवड योग्य असावी. आम्ही नियंत्रक, समन्वयक, सचिव (ते समान व्यक्ती असू शकतात) आणि सहभागींच्या आकृत्यांमध्ये फरक करू शकतो. तत्त्वानुसार, 30 मिनिटांच्या आणि जास्तीत जास्त पाच लोकांच्या बैठकीत निर्णय घेणे सहमत आहे आणि संघर्ष निर्माण करू नये.
शक्य तितक्या कार्यक्षम करण्यासाठी मीटिंग कशी आयोजित करावी?
खालील प्रमाणे मीटिंग कशी आयोजित करावी हे आम्ही पाच मुद्द्यांमध्ये सारांशित करू शकतो. पहिला असेल उद्दिष्ट निश्चित करा आणि बैठकीचा इच्छित परिणाम. दुसरा, योग्य सहभागी निवडा. तिसरा आहे बैठकीचे नियोजन करा; इतर गोष्टींबरोबरच, अजेंडा तयार करा, ठिकाण निवडा, वेळ आणि कालावधी सुरू करा आणि संमेलनाच्या महत्त्वाच्या कागदपत्रांसह पुरेशा वेळेत इच्छुकांना पाठवा जेणेकरून ते ते तयार करू शकतील.
चौथे, आपण खात्यात घेणे आवश्यक आहे रचना रचना मीटिंग्जचे, म्हणजे, ऑपरेटिंग नियम आणि अर्थातच मीटिंग किती 30 मिनिटे चालते हे सामग्रीद्वारे संरचित केले जाते. शेवटी, अ बनवणे महत्वाचे आहे बैठक फॉलो-अप. याची खात्री करा की सर्व सहभागींना केलेल्या कराराची माहिती आहे आणि कोणत्याही अनुवर्ती कृती करायच्या झाल्यास, प्रत्येकाला नेमून दिलेली कार्ये आणि अंमलबजावणीची वेळ काय आहे