सामग्री
डेटाबेसेसचा (डीबी) उल्लेख करताना, सर्वप्रथम लक्षात येते ती म्हणजे SQL, Oracle, 1C किंवा किमान ऍक्सेस सारखे सर्व प्रकारचे buzzwords. अर्थात, हे खूप शक्तिशाली (आणि बहुतेक भागांसाठी महाग) प्रोग्राम आहेत जे मोठ्या आणि जटिल कंपनीचे काम मोठ्या प्रमाणात डेटासह स्वयंचलित करू शकतात. समस्या अशी आहे की कधीकधी अशा शक्तीची आवश्यकता नसते. तुमचा व्यवसाय लहान आणि तुलनेने सोप्या व्यवसाय प्रक्रियेसह असू शकतो, परंतु तुम्हाला ते स्वयंचलित करायचे आहे. आणि लहान कंपन्यांसाठी ही अनेकदा जगण्याची बाब असते.
सुरूवातीस, चला TOR तयार करूया. बहुतेक प्रकरणांमध्ये, लेखांकनासाठी डेटाबेस, उदाहरणार्थ, क्लासिक विक्री हे सक्षम असावे:
- ठेवा टेबलमध्ये वस्तू (किंमत), पूर्ण झालेले व्यवहार आणि ग्राहकांची माहिती आणि या टेबल्स एकमेकांशी लिंक करा
- आरामदायक आहे इनपुट फॉर्म डेटा (ड्रॉप-डाउन सूचीसह, इ.)
- काही डेटा आपोआप भरा मुद्रित फॉर्म (देयके, बिले इ.)
- आवश्यक जारी करा अहवाल व्यवस्थापकाच्या दृष्टिकोनातून संपूर्ण व्यवसाय प्रक्रिया नियंत्रित करण्यासाठी
मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल हे सर्व थोडे प्रयत्न करून हाताळू शकते. याची अंमलबजावणी करण्याचा प्रयत्न करूया.
चरण 1. टेबलच्या स्वरूपात प्रारंभिक डेटा
आम्ही उत्पादने, विक्री आणि ग्राहकांबद्दलची माहिती तीन टेबलमध्ये संग्रहित करू (एकाच पत्रकावर किंवा वेगवेगळ्या वर – काही फरक पडत नाही). त्यांना स्वयं-आकारासह "स्मार्ट टेबल" मध्ये बदलणे मूलभूतपणे महत्वाचे आहे, जेणेकरून भविष्यात याबद्दल विचार करू नये. हे आदेशाने केले जाते सारणी म्हणून स्वरूपित करा टॅब होम पेज (मुख्यपृष्ठ - सारणी म्हणून स्वरूपित). त्यानंतर दिसणार्‍या टॅबवर रचनाकार (डिझाइन) फील्डमध्ये सारण्यांना वर्णनात्मक नावे द्या टेबल नाव नंतरच्या वापरासाठी:
एकूण, आम्हाला तीन "स्मार्ट टेबल" मिळायला हवे:
कृपया लक्षात घ्या की टेबलमध्ये अतिरिक्त स्पष्टीकरण डेटा असू शकतो. तर, उदाहरणार्थ, आमचे किंमतप्रत्येक उत्पादनाच्या श्रेणी (उत्पादन गट, पॅकेजिंग, वजन इ.) आणि सारणीबद्दल अतिरिक्त माहिती समाविष्ट आहे क्लायंट — त्या प्रत्येकाचे शहर आणि प्रदेश (पत्ता, टीआयएन, बँक तपशील इ.).
टेबल विक्री त्यात पूर्ण झालेले व्यवहार प्रविष्ट करण्यासाठी नंतर आमच्याद्वारे वापरले जाईल.
पायरी 2. डेटा एंट्री फॉर्म तयार करा
अर्थात, आपण थेट हिरव्या टेबलमध्ये विक्री डेटा प्रविष्ट करू शकता विक्री, परंतु हे नेहमीच सोयीचे नसते आणि "मानवी घटक" मुळे त्रुटी आणि टायपो दिसणे आवश्यक आहे. म्हणून, यासारख्या वेगळ्या शीटवर डेटा प्रविष्ट करण्यासाठी एक विशेष फॉर्म तयार करणे चांगले होईल:
सेल B3 मध्ये, अद्यतनित वर्तमान तारीख-वेळ मिळविण्यासाठी, फंक्शन वापरा TDATA (आता). वेळ आवश्यक नसल्यास, त्याऐवजी TDATA फंक्शन लागू केले जाऊ शकते आज (आज).
सेल B11 मध्ये, स्मार्ट टेबलच्या तिसऱ्या स्तंभात निवडलेल्या उत्पादनाची किंमत शोधा. किंमत फंक्शन वापरून व्हीपीआर (VLOOKUP). जर तुम्हाला याआधी याचा सामना करावा लागला नसेल, तर प्रथम येथे व्हिडिओ वाचा आणि पहा.
सेल B7 मध्ये, आम्हाला किंमत सूचीमधील उत्पादनांसह ड्रॉपडाउन सूचीची आवश्यकता आहे. यासाठी तुम्ही कमांड वापरू शकता डेटा - डेटा प्रमाणीकरण (माहितीचे वैधीकरण), प्रतिबंध म्हणून निर्दिष्ट करा यादी (यादी) आणि नंतर फील्डमध्ये प्रवेश करा स्रोत (स्त्रोत) स्तंभाशी दुवा नाव आमच्या स्मार्ट टेबलवरून किंमत:
त्याचप्रमाणे, क्लायंटसह एक ड्रॉप-डाउन सूची तयार केली जाते, परंतु स्त्रोत अरुंद असेल:
=अप्रत्यक्ष("ग्राहक[क्लायंट]")
कार्य अप्रत्यक्ष (अप्रसिद्ध) या प्रकरणात आवश्यक आहे, कारण एक्सेल, दुर्दैवाने, स्त्रोत फील्डमधील स्मार्ट टेबल्सचे थेट दुवे समजत नाहीत. पण तीच लिंक फंक्शनमध्ये “रॅप्ड” आहे अप्रत्यक्ष त्याच वेळी, हे एक धमाकेदार कार्य करते (याबद्दल अधिक सामग्रीसह ड्रॉप-डाउन सूची तयार करण्याबद्दलच्या लेखात आहे).
पायरी 3. विक्री एंट्री मॅक्रो जोडणे
फॉर्म भरल्यानंतर, आपल्याला त्यात प्रविष्ट केलेला डेटा टेबलच्या शेवटी जोडण्याची आवश्यकता आहे विक्री. साध्या लिंक्सचा वापर करून, आम्ही फॉर्मच्या खाली जोडण्यासाठी एक ओळ तयार करू:
त्या. सेल A20 ला =B3 ची लिंक असेल, सेल B20 ला =B7 शी लिंक असेल, इ.
आता 2-लाइन एलिमेंटरी मॅक्रो जोडू जे व्युत्पन्न केलेल्या स्ट्रिंगची कॉपी करते आणि सेल्स टेबलमध्ये जोडते. हे करण्यासाठी, संयोजन दाबा Alt + F11 किंवा बटण व्हिज्युअल बेसिक टॅब विकसक (विकासक). हा टॅब दिसत नसल्यास, सेटिंग्जमध्ये प्रथम तो सक्षम करा फाइल - पर्याय - रिबन सेटअप (फाइल — पर्याय — रिबन सानुकूलित करा). उघडणाऱ्या व्हिज्युअल बेसिक एडिटर विंडोमध्ये, मेनूमधून नवीन रिकामे मॉड्यूल घाला. घाला - मॉड्यूल आणि तेथे आमचा मॅक्रो कोड प्रविष्ट करा:
सब Add_Sell() वर्कशीट्स("इनपुट फॉर्म").श्रेणी("A20:E20").कॉपी करा n = वर्कशीट्स("सेल्स") मधील डेटा लाइन कॉपी करा. रेंज("A100000").End(xlUp) . पंक्ती टेबलमधील शेवटच्या पंक्तीची संख्या निश्चित करा. सेल्स वर्कशीट्स("सेल्स").सेल्स(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'पुढील रिकाम्या ओळीच्या वर्कशीट्समध्ये पेस्ट करा("इनपुट फॉर्म").श्रेणी("B5,B7,B9"). ClearContents' क्लिअर एंड सब फॉर्म आता आम्ही ड्रॉपडाउन सूची वापरून तयार केलेला मॅक्रो चालवण्यासाठी आमच्या फॉर्ममध्ये एक बटण जोडू शकतो समाविष्ट करा टॅब विकसक (विकासक — घाला — बटण):
तुम्ही ते काढल्यानंतर, माउसचे डावे बटण दाबून धरून, एक्सेल तुम्हाला विचारेल की तुम्हाला कोणता मॅक्रो नियुक्त करायचा आहे – आमचा मॅक्रो निवडा जोडा_विका. तुम्ही बटणावर उजवे-क्लिक करून आणि कमांड निवडून मजकूर बदलू शकता मजकूर बदला.
आता, फॉर्म भरल्यानंतर, तुम्ही आमच्या बटणावर क्लिक करू शकता आणि प्रविष्ट केलेला डेटा आपोआप टेबलमध्ये जोडला जाईल. विक्री, आणि नंतर नवीन करार प्रविष्ट करण्यासाठी फॉर्म साफ केला जातो.
चरण 4 टेबल लिंक करणे
अहवाल तयार करण्याआधी, चला आमच्या सारण्यांना एकत्र जोडू या जेणेकरून नंतर आम्ही प्रदेश, ग्राहक किंवा श्रेणीनुसार विक्रीची त्वरीत गणना करू शकू. एक्सेलच्या जुन्या आवृत्त्यांमध्ये, यासाठी अनेक फंक्शन्स वापरणे आवश्यक आहे. व्हीपीआर (VLOOKUP) टेबलवर किंमती, श्रेणी, ग्राहक, शहरे इ. बदलण्यासाठी विक्री. यासाठी आमच्याकडून वेळ आणि मेहनत आवश्यक आहे आणि अनेक Excel संसाधने देखील "खातो". एक्सेल 2013 सह प्रारंभ करून, सारण्यांमधील संबंध सेट करून सर्वकाही अधिक सोप्या पद्धतीने लागू केले जाऊ शकते.
हे करण्यासाठी, टॅबवर डेटा (तारीख) क्लिक करा संबंध (संबंध). दिसत असलेल्या विंडोमध्ये, बटणावर क्लिक करा तयार करा (नवीन) आणि ड्रॉप-डाउन सूचीमधून निवडा सारण्या आणि स्तंभांची नावे ज्यांच्याशी संबंधित असावीत:
एक महत्त्वाचा मुद्दा: सारण्या या क्रमाने निर्दिष्ट केल्या पाहिजेत, म्हणजे लिंक केलेले टेबल (किंमत) की कॉलममध्ये असू नये (नाव) डुप्लिकेट उत्पादने, जसे ते टेबलमध्ये होते विक्री. दुस-या शब्दात, संबंधित सारणी एक असणे आवश्यक आहे ज्यामध्ये तुम्ही वापरून डेटा शोधता व्हीपीआरते वापरले असल्यास.
अर्थात, टेबल त्याच प्रकारे जोडलेले आहे विक्री टेबल सह क्लायंट सामान्य स्तंभाद्वारे ग्राहक:
दुवे सेट केल्यानंतर, दुवे व्यवस्थापित करण्यासाठी विंडो बंद केली जाऊ शकते; तुम्हाला ही प्रक्रिया पुन्हा करण्याची गरज नाही.
पायरी 5. आम्ही सारांश वापरून अहवाल तयार करतो
आता, विक्रीचे विश्लेषण करण्यासाठी आणि प्रक्रियेच्या गतिशीलतेचा मागोवा घेण्यासाठी, उदाहरणार्थ, मुख्य सारणी वापरून काही प्रकारचे अहवाल तयार करूया. सक्रिय सेल टेबलवर सेट करा विक्री आणि रिबनवरील टॅब निवडा घाला - PivotTable (घाला — मुख्य सारणी). उघडणाऱ्या विंडोमध्ये, एक्सेल आम्हाला डेटा स्त्रोताबद्दल विचारेल (म्हणजे टेबल विक्री) आणि अहवाल अपलोड करण्याचे ठिकाण (शक्यतो नवीन शीटवर):
महत्त्वाचा मुद्दा म्हणजे चेकबॉक्स सक्षम करणे आवश्यक आहे हा डेटा डेटा मॉडेलमध्ये जोडा (डेटा मॉडेलमध्ये डेटा जोडा) विंडोच्या तळाशी जेणेकरुन एक्सेलला समजेल की आम्हाला केवळ वर्तमान टेबलवरच अहवाल तयार करायचा नाही तर सर्व संबंधांचा वापर देखील करायचा आहे.
वर क्लिक केल्यानंतर OK विंडोच्या उजव्या अर्ध्या भागात एक पॅनेल दिसेल मुख्य सारणी फील्डदुव्यावर कुठे क्लिक करावे सर्वफक्त वर्तमानच नाही तर पुस्तकात असलेली सर्व “स्मार्ट टेबल्स” एकाच वेळी पाहण्यासाठी. आणि नंतर, क्लासिक पिव्होट टेबल प्रमाणे, आपण कोणत्याही संबंधित सारण्यांमधून आम्हाला आवश्यक असलेली फील्ड्स त्या क्षेत्रामध्ये ड्रॅग करू शकता. फिल्टर, पंक्ती, स्टोल्ब्त्सोव्ह or मूल्ये - आणि Excel शीटवर आम्हाला आवश्यक असलेला कोणताही अहवाल त्वरित तयार करेल:
हे विसरू नका की पिव्होट टेबल वेळोवेळी अपडेट करणे आवश्यक आहे (जेव्हा स्त्रोत डेटा बदलतो) त्यावर उजवे-क्लिक करून आणि कमांड निवडून अपडेट आणि सेव्ह करा (रिफ्रेश), कारण ते आपोआप करू शकत नाही.
तसेच, सारांशातील कोणताही सेल निवडून आणि बटण दाबून मुख्य चार्ट (मुख्य चार्ट) टॅब विश्लेषण (विश्लेषण) or घटके (पर्याय) आपण त्यात गणना केलेल्या परिणामांची द्रुतपणे कल्पना करू शकता.
पायरी 6. प्रिंटेबल भरा
कोणत्याही डेटाबेसचे आणखी एक वैशिष्ट्यपूर्ण कार्य म्हणजे विविध मुद्रित फॉर्म आणि फॉर्म (पावत्या, पावत्या, कृती इ.) स्वयंचलितपणे भरणे. हे करण्याच्या एका पद्धतीबद्दल मी आधीच लिहिले आहे. येथे आम्ही अंमलबजावणी करतो, उदाहरणार्थ, खाते क्रमांकाद्वारे फॉर्म भरणे:
असे गृहीत धरले जाते की सेल C2 मध्ये वापरकर्ता संख्या प्रविष्ट करेल (टेबलमधील पंक्ती क्रमांक विक्री, खरं तर), आणि नंतर आपल्याला आवश्यक असलेला डेटा आधीच परिचित फंक्शन वापरून खेचला जातो व्हीपीआर (VLOOKUP) आणि वैशिष्ट्ये INDEX (INDEX).
- व्हॅल्यू पाहण्यासाठी आणि शोधण्यासाठी VLOOKUP फंक्शन कसे वापरावे
- INDEX आणि MATCH फंक्शन्ससह VLOOKUP कसे बदलायचे
- टेबलमधील डेटासह फॉर्म आणि फॉर्म स्वयंचलितपणे भरणे
- PivotTables सह अहवाल तयार करणे