सामग्री
एक्सेल दस्तऐवजावर काम करण्याच्या प्रक्रियेत, बर्‍याचदा अनेक लोकांना एकाच वेळी कनेक्ट करणे आवश्यक होते. आणि बर्‍याचदा त्यांची संख्या अनेक डझनभर मोजली जाऊ शकते. त्यामुळे, सहयोगाचा मुद्दा केवळ लोकांना जोडण्यापुरता मर्यादित नाही, कारण ते अनेकदा परस्परविरोधी बदल करू शकतात ज्यात जलद आणि प्रभावीपणे संपादन कसे करावे हे शिकणे आवश्यक आहे.
कोण करू शकतो? एक व्यक्ती ज्याला मास्टर वापरकर्त्याची स्थिती आहे. एका शब्दात, दस्तऐवजासह संयुक्त कार्य केवळ शक्यच नाही तर प्रभावी करण्यासाठी काय करण्याची आवश्यकता आहे?
एक्सेलमध्ये सामायिक केलेल्या फाइलसह कार्य करण्याची स्वतःची वैशिष्ट्ये आहेत. तर, काही क्रिया वापरकर्त्यांसाठी उपलब्ध नाहीत:
- टेबल तयार करणे.
- त्यांना पाहण्यासह परिस्थिती व्यवस्थापन.
- पत्रके काढत आहे.
- वापरकर्त्यांकडे अनेक सेल विलीन करण्याची किंवा त्याउलट, पूर्वी विलीन केलेले विभाजन करण्याची क्षमता नसते.
- XML डेटासह कोणतेही ऑपरेशन.
हे निर्बंध कसे टाळता येतील? तुम्हाला फक्त सामान्य प्रवेश काढून टाकणे आवश्यक आहे आणि नंतर जेव्हा गरज पडेल तेव्हा ते परत करा.
येथे काही कार्यांसह आणखी एक स्प्रेडशीट आहे जी तुम्ही एकाच स्प्रेडशीटवर अनेक लोकांसोबत काम करत असल्यास शक्य आहे किंवा नाही.
प्रथम तुम्हाला समजून घेणे आवश्यक आहे की कोणती फाईल एकाच वेळी अनेक लोकांद्वारे संपादनासाठी उपलब्ध करणे आवश्यक आहे. ती एकतर नवीन फाइल किंवा विद्यमान फाइल असू शकते.
सेटिंग्ज
एक्सेलमध्ये फाइल शेअर करण्यासाठी तुम्हाला जे काही करावे लागेल ते पुस्तक शेअरिंग विभागात आहे, जे पुनरावलोकन टॅबवर जाऊन आढळू शकते.
दोन टॅबसह एक विंडो पॉप अप होईल. आम्हाला पहिल्यामध्ये स्वारस्य आहे, जे आपोआप उघडते. आम्हाला स्क्रीनशॉटमध्ये लाल आयतासह चिन्हांकित केलेल्या आयटमच्या पुढील बॉक्स चेक करणे आवश्यक आहे. त्याच्यासह, आम्ही एक दस्तऐवज व्यवस्थापित करण्यासाठी एकाधिक वापरकर्त्यांना सक्षम करतो.
आम्ही संपादनासाठी प्रवेश उघडल्यानंतर, आम्हाला ते कॉन्फिगर करावे लागेल. हे करण्यासाठी, दुसरा टॅब उघडा.
पॅरामीटर्स प्रविष्ट केल्यानंतर, आम्ही आमच्या कृतींची पुष्टी करतो. हे करण्यासाठी, "ओके" बटणावर लेफ्ट क्लिक करा. शेअरिंग कोणत्याही पुस्तकासाठी खुले असू शकते, नवीन आणि विद्यमान दोन्ही. पहिल्या प्रकरणात, आपल्याला तिच्यासाठी नाव घेऊन येणे आवश्यक आहे.
त्यानंतर, आपल्याला आपल्या संगणकावर फाइल जतन करणे आवश्यक आहे.
महत्त्वाचे! स्वरूप असे असावे की फाइल प्रत्येक वापरकर्त्याद्वारे त्यांच्या स्प्रेडशीटच्या आवृत्तीसह उघडता येईल.
तुम्ही फाइल वापरू इच्छिणाऱ्या सहभागींना प्रवेश असलेल्या नेटवर्क शेअर किंवा फोल्डरमध्ये फाइल सेव्ह करणे आवश्यक आहे. निर्देशिका निवडल्यानंतर, आम्हाला फक्त "सेव्ह" बटणावर क्लिक करावे लागेल.
तथापि, सामायिक केलेली फाइल जतन करण्यासाठी वेब सर्व्हर वापरण्याची परवानगी नाही.
वर वर्णन केलेल्या सर्व ऑपरेशन्स केल्यानंतर, आपल्याला इतर लोकांना कनेक्ट करणे शक्य आहे की नाही हे तपासण्याची आवश्यकता आहे. हे करण्यासाठी, “डेटा” टॅब उघडा आणि त्याच्या खाली थेट “कनेक्शन” आयटम शोधा. आपण त्यावर क्लिक केल्यास, आपण दुवे किंवा दुवे बदलण्यास सक्षम असाल. कोणतेही संबंधित बटण नसल्यास, संबंधित फाइल्स नाहीत.
पुढे, "स्थिती" टॅब उघडेल, ज्याच्या मदतीने कनेक्शन तपासणे शक्य आहे. "ओके" बटणाच्या उपस्थितीद्वारे सर्व काही ठीक आहे हे तथ्य ओळखले जाऊ शकते.
एक्सेल तुम्हाला सामायिक केलेली कार्यपुस्तिका उघडण्याची परवानगी देते. हे करण्यासाठी, तुम्हाला ऑफिस बटणावर क्लिक करणे आवश्यक आहे. जेव्हा पॉप-अप पॅनेल दिसेल, तेव्हा आम्हाला "उघडा" आयटम निवडावा लागेल आणि ते पुस्तक निवडावे लागेल जे शेअरिंगसाठी वापरले जाईल. त्यानंतर, पुन्हा ऑफिस बटणावर क्लिक करा आणि "एक्सेल पर्याय" विंडो उघडा, जी तळाशी आढळू शकते.
दिसत असलेल्या विंडोच्या डाव्या बाजूला, आपण सेटिंग्जची श्रेणी निवडण्यास सक्षम असाल, परंतु आम्हाला अगदी पहिल्यामध्ये स्वारस्य आहे, ज्यामध्ये सर्वात सामान्य पॅरामीटर्स आहेत.
पुढे, "वैयक्तिक सेटिंग" आयटमवर जा, जिथे तुम्हाला वापरकर्त्यांना फिल्टर करण्याची परवानगी देणारा डेटा निर्दिष्ट करणे आवश्यक आहे - वापरकर्तानाव, टोपणनाव.
या ऑपरेशन्स केल्यानंतर, दस्तऐवजातील माहिती संपादित करणे किंवा काही डेटा जोडणे शक्य होते. तुमचे बदल केल्यानंतर ते सेव्ह करायला विसरू नका.
यामुळे काही वेळा बचत करताना समस्या निर्माण होऊ शकतात. उदाहरणार्थ, सामायिकरण फक्त पहिल्या ओपनिंगसाठी उपलब्ध आहे आणि जेव्हा तुम्ही दस्तऐवज दुसऱ्यांदा उघडण्याचा प्रयत्न करता, तेव्हा प्रोग्राम एक त्रुटी टाकतो. हे खालील कारणांमुळे होऊ शकते:
- जर एकाच सेलमध्ये अनेक सहभागींनी एकाच वेळी डेटा प्रविष्ट केला. किंवा इतर कोणताही भाग.
- चेंजलॉग व्युत्पन्न करणे ज्यामुळे कार्यपुस्तिकेचा आकार वाढतो. त्यामुळे समस्या निर्माण होतात.
- वापरकर्त्याला शेअरिंगमधून काढले गेले आहे. या प्रकरणात, बदल जतन करणे केवळ त्याच्या संगणकावर कार्य करणार नाही.
- नेटवर्क संसाधन ओव्हरलोड आहे.
समस्येचे निराकरण करण्यासाठी, आपण खालील चरणांचे पालन करणे आवश्यक आहे:
- चेंजलॉग हटवा किंवा त्यातून अनावश्यक माहिती पुसून टाका.
- दस्तऐवजातच अनावश्यक माहिती काढून टाका.
- शेअरिंग रीस्टार्ट करा.
- एक्सेल दस्तऐवज दुसर्‍या ऑफिस एडिटरमध्ये उघडा आणि नंतर तो पुन्हा xls फॉरमॅटमध्ये सेव्ह करा.
खरे आहे, अलीकडील आवृत्त्यांमध्ये ही त्रुटी जुन्या लोकांप्रमाणे वारंवार होत नाही.
सदस्य क्रियाकलाप कसे पहावे
संयुक्त कामाच्या दरम्यान, आपल्याला सतत निरीक्षण करणे आवश्यक आहे जेणेकरून सहभागींपैकी एकाने काहीतरी खराब करू नये. म्हणून, त्यापैकी एकाने कोणती कृती केली हे समजून घेणे आपल्याला शिकण्याची आवश्यकता आहे. हे करण्यासाठी, आपण खालील चरणांचे पालन करणे आवश्यक आहे.
- "पुनरावलोकन" टॅबवर जा आणि तेथे "सुधारणा" आयटम शोधा. मेनूमध्ये, "सुधारणा निवडा" आयटम निवडा.
6 - पुढे, एक विंडो दिसेल ज्यामध्ये आपण वापरकर्त्यांनी कोणते बदल केले आहेत हे शोधू शकता. ही यादी आपोआप तयार होते. या डायलॉग बॉक्समधील संबंधित आयटमच्या शेजारी चेकबॉक्स बघून तुम्ही हे खरंच आहे हे सत्यापित करू शकता.
7 या प्रकरणात, शेवटच्या सेव्हपासून केलेले बदल केवळ वरच्या डाव्या कोपर्यात असलेल्या सूचीमध्ये प्रदर्शित केले जातील. हे सोयीसाठी केले जाते, तुम्ही जर्नलमध्ये पूर्वीची संपादने नेहमी पाहू शकता.
- प्रत्येक सहभागीला एक विशिष्ट रंग नियुक्त केला जातो, ज्याद्वारे आपण बदल कोणी केले हे समजू शकता. लेबले वरच्या डाव्या कोपर्यात आहेत. तुम्ही वेळेनुसार, विशिष्ट वापरकर्त्याने किंवा विशिष्ट श्रेणीनुसार ट्रॅकिंग बदल सेट करू शकता तसेच त्यांचे प्रदर्शन अक्षम करू शकता.
8 - जेव्हा तुम्ही अशी खूण असलेल्या सेलवर फिरता तेव्हा एक छोटा ब्लॉक दिसतो ज्यावरून तुम्ही बदल कोणी केले हे समजू शकता.
9 - सुधारणा प्रदर्शित करण्यासाठी नियमांमध्ये समायोजन करण्यासाठी, तुम्हाला सेटिंग्ज विंडोवर परत जाणे आवश्यक आहे आणि नंतर "वेळेनुसार" फील्ड शोधा, जिथे तुम्ही बदल पाहण्यासाठी प्रारंभ बिंदू सेट करू शकता. म्हणजेच, ज्या वेळेपासून सुधारणा प्रदर्शित केल्या जातील. तुम्ही शेवटचे सेव्ह केल्यापासूनचा कालावधी सेट करू शकता, सर्व बदल सर्व काळासाठी प्रदर्शित करण्यासाठी सेट करू शकता, केवळ पाहिलेले नाही किंवा ते प्रदर्शित केले जातील अशी तारीख निर्दिष्ट करू शकता.
10 - तुम्ही केवळ विशिष्ट सदस्याद्वारे केलेल्या सुधारणांचे प्रदर्शन नियंत्रित करू शकता.
11 - संबंधित फील्ड वापरून, आपण शीटची श्रेणी सेट करू शकता ज्यामध्ये कमांडच्या क्रिया लॉग केल्या जातील.
तुम्ही योग्य ठिकाणी योग्य चेकबॉक्स चेक करून इतर बदल देखील करू शकता.
बदलांची यादी मृत वजन नाही. मुख्य वापरकर्ता इतर सहभागींच्या संपादनांचे पुनरावलोकन करू शकतो, त्यांना पुष्टी किंवा नाकारू शकतो. ते कसे करायचे?
- "पुनरावलोकन" टॅबवर जा. तेथे एक "फिक्सेस" मेनू आहे जेथे वापरकर्ता निराकरणे व्यवस्थापित करू शकतो. पॉप-अप पॅनेलमध्ये, तुम्हाला "सुधारणा स्वीकारा/नकार द्या" पर्याय निवडण्याची आवश्यकता आहे, त्यानंतर एक विंडो प्रदर्शित होईल ज्यामध्ये सुधारणा प्रदर्शित केल्या जातील.
13 14 - संपादनांची निवड आधी वर्णन केल्याप्रमाणे समान निकषांनुसार केली जाऊ शकते: वेळेनुसार, विशिष्ट वापरकर्त्याद्वारे किंवा विशिष्ट श्रेणीमध्ये. आवश्यक पॅरामीटर्स सेट केल्यानंतर, ओके बटण दाबा.
- पुढे, मागील चरणात सेट केलेल्या अटी पूर्ण करणारे सर्व समायोजन प्रदर्शित केले जातील. विंडोच्या तळाशी असलेल्या योग्य बटणावर क्लिक करून तुम्ही विशिष्ट संपादनास सहमती देऊ शकता किंवा ते नाकारू शकता. बॅच ऍडजस्टमेंट स्वीकारणे किंवा नाकारणे देखील शक्य आहे.
15
आता आवश्यक समायोजने बाकी आहेत आणि अतिरिक्त काढली आहेत.
एक्सेल फाइलमधून वापरकर्ता कसा काढायचा
वेळोवेळी वापरकर्त्यांना सह-लेखनातून काढून टाकणे आवश्यक होते. बरीच कारणे असू शकतात: त्यांना दुसरे कार्य दिले गेले, सहभागीने दुसर्‍या संगणकावरून संपादने करण्यास सुरवात केली, इत्यादी. हे कार्य एक्सेलमध्ये राबविणे अजिबात अवघड नाही.
प्रथम, "पुनरावलोकन" टॅब उघडा. तेथे "बदल" एक गट आहे, जेथे "पुस्तकात प्रवेश" हा पर्याय आहे.
त्यानंतर, आपण पूर्वी पाहिलेली तीच विंडो स्क्रीनवर दिसेल. टेबलमध्ये बदल करू शकणार्‍या सर्व लोकांची यादी संपादन टॅबवर आढळू शकते. आम्हाला याक्षणी आवश्यक नसलेला वापरकर्ता काढून टाकण्यासाठी, तुम्हाला या सूचीमध्ये ते शोधण्याची आवश्यकता आहे, डावे माउस बटण दाबून ते निवडा आणि खाली असलेल्या "हटवा" बटणावर क्लिक करा.
पुढे, एक्सेल वापरकर्त्याला चेतावणी देईल की या सहभागीने केलेल्या दुरुस्त्या तो सध्या वर्कबुकमध्ये बदल करत असल्यास जतन केला जाणार नाही. आपण सहमत असल्यास, नंतर "ओके" क्लिक करा आणि वापरकर्ता यापुढे सामायिक केला जाणार नाही.
शेअर्ड लेजरचा वापर मर्यादित करण्याचा सर्वोत्तम मार्ग म्हणजे वापरकर्त्याला काढून टाकणे. हे योग्य नसल्यास, तुम्ही विशिष्ट सहभागीद्वारे पुस्तक पाहण्याचा किंवा संपादित करण्याचा अधिकार सेट करू शकता.
असे म्हटले जात आहे, हे लक्षात ठेवणे महत्त्वाचे आहे की डीफॉल्टनुसार शेअरिंगमध्ये काही मर्यादा अंतर्भूत असतात. त्यांचे वर वर्णन केले आहे. चला त्यांना लक्षात ठेवूया, कारण पुनरावृत्ती ही शिकण्याची जननी आहे.
- स्मार्ट टेबल्स तयार करण्यास मनाई आहे जी स्वयंचलितपणे डेटा अपडेट करतात आणि इतर अनेक वैशिष्ट्ये आहेत.
- तुम्ही स्क्रिप्ट व्यवस्थापित करू शकत नाही.
- शीट हटवणे, सेल कनेक्ट करणे किंवा डिस्कनेक्ट करणे यावर अंगभूत निर्बंध आहे.
- XML डेटावर सर्व ऑपरेशन्स करा. सोप्या शब्दात, त्यांच्या अॅरे संपादित करण्यासह मोठ्या प्रमाणावर डेटा संरचित करण्यावर निर्बंध आहेत. नवशिक्यांसाठी XML सर्वात अस्पष्ट फाइल प्रकारांपैकी एक आहे, परंतु ते खरोखर सोपे आहे. या प्रकारच्या फाइलसह, तुम्ही दस्तऐवजात बॅच बदल करून डेटा हस्तांतरित करू शकता.
सोप्या भाषेत सांगायचे तर, सह-लेखन तुम्हाला दस्तऐवजावर मानक ऑपरेशन्स करण्यास अनुमती देते, परंतु अधिक व्यावसायिक पर्याय केवळ एका व्यक्तीसाठी उपलब्ध आहेत. हे असे आहे कारण समान मॅक्रो किंवा XML बॅच बदल परत रोल करणे काहीसे कठीण आहे.
सामायिकरण अक्षम करणे आणि नंतर ते पुन्हा सक्षम करणे हे एक्सेल वापरकर्ते काय करू शकतात यावर मर्यादा घालण्याचा दुसरा मार्ग आहे. आपण स्वतः आवश्यक बदल करू शकता, ज्यामुळे इतर लोकांना काहीतरी संपादित करण्याची संधी तात्पुरती वंचित ठेवता येईल.
हे करण्यासाठी, आपण या चरणांचे अनुसरण करणे आवश्यक आहे.
- "पुनरावलोकन" टॅब उघडा, "सुधारणा" आयटमवर जा आणि पॉप-अप मेनूमधून "आवर्तने हायलाइट करा" आयटम निवडा.
- त्यानंतर, एक विंडो दिसेल ज्यामध्ये तुम्हाला "वापरकर्ता" आणि "श्रेणीमध्ये" आयटमच्या पुढील बॉक्स अनचेक करणे आवश्यक आहे.
- त्यानंतर, एक चेंजलॉग दिसेल, जो डेटा बॅकअपसाठी आवश्यक आहे.
त्यानंतर, तुम्ही शेअरिंग बंद करू शकता. हे करण्यासाठी, रिबनवरील त्याच टॅबवर, "पुस्तकात प्रवेश" आयटम निवडा आणि "एकाहून अधिक वापरकर्त्यांना फाइल सुधारित करण्यास अनुमती द्या" अनचेक करा.
बस्स, आता शेअरिंग अक्षम केले आहे.
त्यामुळे Excel मध्ये सह-लेखन सेट करणे खूपच सोपे आहे. अर्थात, काही निर्बंध आहेत जे तुम्हाला कागदपत्राचा पूर्ण वापर करण्याची परवानगी देत नाहीत. परंतु ते अगदी सोप्या पद्धतीने सोडवले जातात, थोड्या काळासाठी सामायिकरण बंद करणे पुरेसे आहे आणि नंतर आवश्यक बदल केल्यावर ते चालू करा.