Excel मध्ये टेबल्ससह कार्य करणे

एक्सेलला अनेकजण स्प्रेडशीट प्रोग्राम मानतात. म्हणून, टेबल कसे तयार करावे आणि कार्य कसे करावे हा प्रश्न पहिल्या दृष्टीक्षेपात विचित्र वाटू शकतो. परंतु एक्सेल आणि स्प्रेडशीटमधील मुख्य फरक काय आहे हे फार कमी लोकांना माहिती आहे. याव्यतिरिक्त, मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस पॅकेजचा हा घटक नेहमी स्प्रेडशीटशी संवाद साधत नाही. शिवाय, एक्सेलचे मुख्य कार्य म्हणजे माहितीवर प्रक्रिया करणे जे वेगवेगळ्या स्वरूपात सादर केले जाऊ शकते. सारणीच्या स्वरूपात देखील.

किंवा अशी परिस्थिती उद्भवू शकते जेव्हा टेबलसाठी स्वतंत्र श्रेणी निवडणे आणि त्यानुसार त्याचे स्वरूपन करणे आवश्यक असते. सर्वसाधारणपणे, सारण्या वापरण्यासाठी मोठ्या संख्येने शक्यता आहेत, म्हणून चला त्या अधिक तपशीलवार पाहू या.

स्मार्ट टेबलची संकल्पना

एक्सेल शीट आणि स्मार्ट स्प्रेडशीटमध्ये अजूनही फरक आहे. प्रथम फक्त एक क्षेत्र आहे ज्यामध्ये पेशींची विशिष्ट संख्या असते. त्यापैकी काही विशिष्ट माहितीने भरलेले असू शकतात, तर काही रिक्त आहेत. परंतु तांत्रिक दृष्टिकोनातून त्यांच्यात मूलभूत फरक नाही.

पण एक्सेल स्प्रेडशीट ही मूलभूतपणे वेगळी संकल्पना आहे. हे डेटाच्या श्रेणीपुरते मर्यादित नाही, त्याचे स्वतःचे गुणधर्म, एक नाव, एक विशिष्ट रचना आणि मोठ्या संख्येने फायदे आहेत.

म्हणून, तुम्ही एक्सेल टेबलसाठी वेगळे नाव निवडू शकता – “स्मार्ट टेबल” किंवा स्मार्ट टेबल.

एक स्मार्ट टेबल तयार करा

समजा आम्ही विक्री माहितीसह डेटा श्रेणी तयार केली आहे.

ते अजून टेबल नाही. त्यामध्ये श्रेणी बदलण्यासाठी, तुम्हाला ते निवडावे लागेल आणि "इन्सर्ट" टॅब शोधा आणि त्याच नावाच्या ब्लॉकमध्ये "टेबल" बटण शोधा.

एक छोटी विंडो दिसेल. त्यामध्ये, आपण टेबलमध्ये बदलू इच्छित सेलचा संच समायोजित करू शकता. याशिवाय, तुम्ही पहिल्या ओळीत स्तंभ शीर्षके आहेत हे निर्दिष्ट करणे आवश्यक आहे. समान डायलॉग बॉक्स आणण्यासाठी तुम्ही कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl + T देखील वापरू शकता.

तत्वतः, बहुतेक प्रकरणांमध्ये काहीही बदलण्याची गरज नाही. “ओके” बटण दाबून कृतीची पुष्टी केल्यानंतर, पूर्वी निवडलेली श्रेणी त्वरित एक टेबल होईल.

त्याचे गुणधर्म थेट सेट करण्यापूर्वी, प्रोग्राम स्वतः टेबल कसा पाहतो हे समजून घेणे आवश्यक आहे. त्यानंतर बऱ्याच गोष्टी स्पष्ट होतील.

एक्सेल टेबल स्ट्रक्चर समजून घेणे

सर्व सारण्यांचे विशिष्ट नाव विशिष्ट डिझाइन टॅबवर प्रदर्शित केले जाते. ते कोणत्याही सेलच्या निवडीनंतर दर्शविले जाते. डीफॉल्टनुसार, नाव अनुक्रमे "टेबल 1" किंवा "टेबल 2" फॉर्म घेते.

तुम्हाला एका दस्तऐवजात अनेक सारण्या असण्याची आवश्यकता असल्यास, त्यांना अशी नावे देण्याची शिफारस केली जाते जेणेकरून नंतर तुम्हाला समजेल की कोणती माहिती कुठे आहे. भविष्यात, तुमच्यासाठी आणि तुमचे दस्तऐवज पाहणाऱ्या लोकांसाठी, त्यांच्याशी संवाद साधणे खूप सोपे होईल.

याव्यतिरिक्त, पॉवर क्वेरी किंवा इतर अनेक अॅड-इन्समध्ये नामांकित सारण्या वापरल्या जाऊ शकतात.

चला आमच्या टेबलला “रिपोर्ट” म्हणू. नाव व्यवस्थापक नावाच्या विंडोमध्ये नाव पाहिले जाऊ शकते. ते उघडण्यासाठी, तुम्हाला खालील मार्गावर जाण्याची आवश्यकता आहे: सूत्र – परिभाषित नावे – नाव व्यवस्थापक.

फॉर्म्युला व्यक्तिचलितपणे प्रविष्ट करणे देखील शक्य आहे, जेथे आपण टेबलचे नाव देखील पाहू शकता.

परंतु सर्वात मनोरंजक गोष्ट अशी आहे की एक्सेल एकाच वेळी अनेक विभागांमध्ये सारणी पाहण्यास सक्षम आहे: संपूर्णपणे, तसेच वैयक्तिक स्तंभ, शीर्षके, एकूण. मग लिंक्स अशा दिसतील.

सर्वसाधारणपणे, अशी बांधकामे केवळ अधिक अचूक अभिमुखतेच्या उद्देशाने दिली जातात. पण ते लक्षात ठेवण्याची गरज नाही. ते आपोआप टूलटिपमध्ये प्रदर्शित केले जातात जे टेबल निवडल्यानंतर दिसतात आणि चौरस कंस कसे उघडले जातील. ते घालण्यासाठी, तुम्ही प्रथम इंग्रजी लेआउट सक्षम करणे आवश्यक आहे.

टॅब की वापरून इच्छित पर्याय शोधला जाऊ शकतो. फॉर्म्युलामध्ये असलेले सर्व कंस बंद करण्यास विसरू नका. येथे स्क्वेअर अपवाद नाहीत. 

तुम्हाला संपूर्ण कॉलममधील सामग्रीची विक्रीसह बेरीज करायची असल्यास, तुम्ही खालील सूत्र लिहावे:

=SUM(D2:D8)

त्यानंतर, ते आपोआप बदलेल =SUM(अहवाल[विक्री]). सोप्या शब्दात, लिंक एका विशिष्ट स्तंभाकडे नेईल. सोयीस्कर, सहमत आहे का?

अशा प्रकारे, कोणताही तक्ता, सूत्र, श्रेणी, जिथे स्मार्ट टेबलचा वापर केला जाईल, त्यातून डेटा घेण्यासाठी, अद्ययावत माहिती स्वयंचलितपणे वापरली जाईल.

आता कोणत्या सारण्यांमध्ये गुणधर्म असू शकतात याबद्दल अधिक तपशीलवार चर्चा करूया.

एक्सेल सारण्या: गुणधर्म

प्रत्येक तयार केलेल्या सारणीमध्ये अनेक स्तंभ शीर्षके असू शकतात. श्रेणीची पहिली ओळ नंतर डेटा स्रोत म्हणून काम करते.

याशिवाय, टेबलचा आकार खूप मोठा असल्यास, खाली स्क्रोल करताना, संबंधित स्तंभ दर्शविणाऱ्या अक्षरांऐवजी, स्तंभांची नावे प्रदर्शित केली जातात. हे वापरकर्त्याच्या आवडीनुसार असेल, कारण क्षेत्रे व्यक्तिचलितपणे निश्चित करणे आवश्यक नाही.

यात ऑटोफिल्टरचाही समावेश आहे. परंतु तुम्हाला त्याची आवश्यकता नसल्यास, तुम्ही सेटिंग्जमध्ये ते नेहमी बंद करू शकता.

तसेच, टेबल कॉलमच्या शेवटच्या सेलच्या खाली लगेच लिहिलेली सर्व मूल्ये स्वतःशी संलग्न आहेत. म्हणून, ते कोणत्याही ऑब्जेक्टमध्ये थेट आढळू शकतात जे टेबलच्या पहिल्या स्तंभातील डेटा वापरतात.

त्याच वेळी, टेबलच्या डिझाइनसाठी नवीन सेलचे स्वरूपन केले जाते आणि या स्तंभाशी संबंधित सर्व सूत्रे स्वयंचलितपणे त्यामध्ये लिहिली जातात. सोप्या शब्दात, टेबलचा आकार वाढवण्यासाठी आणि त्याचा विस्तार करण्यासाठी, फक्त योग्य डेटा प्रविष्ट करा. इतर सर्व काही प्रोग्रामद्वारे जोडले जाईल. नवीन स्तंभांसाठीही तेच आहे.

किमान एका सेलमध्ये सूत्र प्रविष्ट केले असल्यास, ते आपोआप संपूर्ण स्तंभात पसरते. म्हणजेच, तुम्हाला सेल्स मॅन्युअली भरण्याची गरज नाही, या अॅनिमेटेड स्क्रीनशॉटमध्ये दाखवल्याप्रमाणे सर्व काही आपोआप होईल.

ही सर्व वैशिष्ट्ये चांगली आहेत. परंतु आपण टेबल स्वतः सानुकूलित करू शकता आणि त्याची कार्यक्षमता विस्तृत करू शकता.

टेबल सेटअप

प्रथम आपल्याला "डिझाइनर" टॅब उघडण्याची आवश्यकता आहे, जिथे टेबल पॅरामीटर्स स्थित आहेत. "टेबल स्टाईल ऑप्शन्स" गटामध्ये असलेले विशिष्ट चेकबॉक्सेस जोडून किंवा साफ करून तुम्ही त्यांना सानुकूलित करू शकता.

खालील पर्याय दिले आहेत:

1. शीर्षलेख पंक्ती जोडा किंवा काढा.
2. बेरीज असलेली पंक्ती जोडा किंवा काढा.
3. ओळी वैकल्पिक करा.
4. ठळक मध्ये अत्यंत स्तंभ हायलाइट करा.
5. स्ट्रीप लाइन फिल सक्षम किंवा अक्षम करते.
6. ऑटोफिल्टर अक्षम करा.

तुम्ही वेगळा फॉरमॅट देखील सेट करू शकता. हे टेबल स्टाइल ग्रुपमध्ये असलेल्या पर्यायांचा वापर करून केले जाऊ शकते. सुरुवातीला, स्वरूप वरीलपेक्षा वेगळे आहे, परंतु अशा परिस्थितीत आपण नेहमी आपल्याला पाहिजे असलेला देखावा सानुकूलित करू शकता.

तुम्ही “टूल्स” गट देखील शोधू शकता, जिथे तुम्ही मुख्य सारणी तयार करू शकता, प्रती हटवू शकता आणि टेबलला मानक श्रेणीमध्ये रूपांतरित करू शकता.

परंतु सर्वात मनोरंजक वैशिष्ट्य म्हणजे स्लाइस तयार करणे.

स्लाइस हा फिल्टरचा एक प्रकार आहे जो वेगळ्या ग्राफिक घटकामध्ये प्रदर्शित केला जातो. ते घालण्यासाठी, तुम्हाला त्याच नावाच्या “इन्सर्ट स्लायसर” बटणावर क्लिक करावे लागेल आणि नंतर तुम्हाला सोडायचे असलेले कॉलम निवडा.

इतकेच, आता एक पॅनेल दिसेल, जे या स्तंभाच्या सेलमध्ये असलेल्या सर्व अद्वितीय मूल्यांची यादी करते.

सारणी फिल्टर करण्यासाठी, आपण या क्षणी सर्वात मनोरंजक असलेली श्रेणी निवडणे आवश्यक आहे.

स्लायसर वापरून अनेक श्रेणी निवडल्या जाऊ शकतात. हे करण्यासाठी, आपण Ctrl की दाबणे आवश्यक आहे किंवा निवड सुरू करण्यापूर्वी फिल्टर काढून टाकण्याच्या डावीकडे वरच्या उजव्या कोपर्यात असलेल्या बटणावर क्लिक करा.

पॅरामीटर्स थेट रिबनवर सेट करण्यासाठी, तुम्ही त्याच नावाचा टॅब वापरू शकता. त्याच्या मदतीने, स्लाइसचे विविध गुणधर्म संपादित करणे शक्य आहे: स्वरूप, बटण आकार, प्रमाण इ.

स्मार्ट टेबल्सच्या प्रमुख मर्यादा

एक्सेल स्प्रेडशीटचे अनेक फायदे असूनही, वापरकर्त्याला अजूनही काही तोटे सहन करावे लागतील:

1. दृश्ये काम करत नाहीत. सोप्या शब्दात, विशिष्ट शीट पॅरामीटर्स लक्षात ठेवण्याचा कोणताही मार्ग नाही.
2. तुम्ही पुस्तक दुसऱ्या व्यक्तीसोबत शेअर करू शकत नाही.
3. सबटोटल घालणे शक्य नाही.
4. तुम्ही अॅरे फॉर्म्युला वापरू शकत नाही.
5. सेल विलीन करण्याचा कोणताही मार्ग नाही. परंतु असे करण्याची शिफारस केलेली नाही.

तथापि, तोट्यांपेक्षा बरेच फायदे आहेत, म्हणून हे तोटे फारसे लक्षात येणार नाहीत.

स्मार्ट टेबल उदाहरणे

आता कोणत्या परिस्थितीत स्मार्ट एक्सेल स्प्रेडशीट्सची आवश्यकता आहे आणि मानक श्रेणीसह शक्य नसलेल्या कोणत्या कृती केल्या जाऊ शकतात याबद्दल बोलण्याची वेळ आली आहे.

समजा आमच्याकडे एक टेबल आहे ज्यामध्ये टी-शर्टच्या खरेदीच्या रोख पावत्या दाखवल्या आहेत. पहिल्या स्तंभात गटातील सदस्यांची नावे आहेत आणि इतरांमध्ये - किती टी-शर्ट विकले गेले आणि ते कोणत्या आकाराचे आहेत. कोणत्या संभाव्य कृती केल्या जाऊ शकतात, जे नियमित श्रेणीच्या बाबतीत अशक्य आहेत हे पाहण्यासाठी या सारणीचा उदाहरण म्हणून वापर करूया.

एक्सेल कार्यक्षमतेसह सारांश

वरील स्क्रीनशॉटमध्ये तुम्ही आमचे टेबल पाहू शकता. प्रथम टी-शर्टचे सर्व आकार वैयक्तिकरित्या सारांशित करूया. हे लक्ष्य साध्य करण्यासाठी तुम्ही डेटा श्रेणी वापरल्यास, तुम्हाला सर्व सूत्रे व्यक्तिचलितपणे प्रविष्ट करावी लागतील. जर आपण टेबल तयार केले तर हे ओझे यापुढे राहणार नाही. फक्त एक आयटम समाविष्ट करणे पुरेसे आहे आणि त्यानंतर बेरीज असलेली ओळ स्वतःच तयार केली जाईल.

पुढे, कोणत्याही ठिकाणी उजवे क्लिक करा. "टेबल" आयटमसह एक पॉप-अप मेनू दिसेल. त्यात "एकूण पंक्ती" पर्याय आहे, जो तुम्हाला सक्षम करणे आवश्यक आहे. हे कन्स्ट्रक्टरद्वारे देखील जोडले जाऊ शकते.

पुढे, सारणीच्या तळाशी बेरीज असलेली एक पंक्ती दिसते. आपण ड्रॉप-डाउन मेनू उघडल्यास, आपण तेथे खालील सेटिंग्ज पाहू शकता:

1. सरासरी.
2. रक्कम.
3. कमाल.
4. ऑफसेट विचलन.

आणि बरेच काही. वरील सूचीमध्ये समाविष्ट नसलेल्या फंक्शन्समध्ये प्रवेश करण्यासाठी, तुम्हाला "इतर फंक्शन्स" आयटमवर क्लिक करणे आवश्यक आहे. येथे हे सोयीस्कर आहे की श्रेणी स्वयंचलितपणे निर्धारित केली जाते. आम्ही फंक्शन निवडले आहे सारांश, कारण आमच्या बाबतीत आम्हाला एकूण किती टी-शर्ट विकले गेले हे माहित असणे आवश्यक आहे.

फॉर्म्युला स्वयंचलितपणे समाविष्ट करणे

एक्सेल हा खरोखरच स्मार्ट प्रोग्राम आहे. वापरकर्त्याला हे देखील माहित नसेल की ती त्याच्या पुढील क्रियांचा अंदाज घेण्याचा प्रयत्न करीत आहे. प्रत्येक खरेदीदाराच्या विक्री परिणामांचे विश्लेषण करण्यासाठी आम्ही टेबलच्या शेवटी एक स्तंभ जोडला आहे. पहिल्या पंक्तीमध्ये फॉर्म्युला टाकल्यानंतर, ते ताबडतोब इतर सर्व सेलमध्ये कॉपी केले जाते आणि नंतर संपूर्ण स्तंभ आपल्याला आवश्यक असलेल्या मूल्यांनी भरला जातो. आरामदायक?

क्रमवारी फंक्शन

हे किंवा ते फंक्शन वापरण्यासाठी बरेच लोक संदर्भ मेनू वापरतात. जवळजवळ सर्व क्रिया आहेत ज्या बहुतेक प्रकरणांमध्ये करणे आवश्यक आहे. आपण स्मार्ट टेबल्स वापरल्यास, कार्यक्षमता आणखी विस्तारते.

उदाहरणार्थ, आम्ही आधीच प्रीपेमेंट कोणी हस्तांतरित केले आहे हे तपासणे आवश्यक आहे. हे करण्यासाठी, तुम्हाला पहिल्या स्तंभानुसार डेटा क्रमवारी लावावा लागेल. चला मजकूर अशा प्रकारे फॉरमॅट करूया की कोणी पेमेंट केले आहे, कोणी केले नाही आणि कोणी यासाठी आवश्यक कागदपत्रे प्रदान केली नाहीत हे समजणे शक्य होईल. पहिला हिरव्या रंगात, दुसरा लाल आणि तिसरा निळ्या रंगात चिन्हांकित केला जाईल. आणि समजा त्यांना एकत्रित करण्याचे काम आपल्यासमोर आहे. 

शिवाय, एक्सेल तुमच्यासाठी सर्वकाही करू शकते. 

प्रथम तुम्हाला "नाव" स्तंभाच्या शीर्षस्थानी असलेल्या ड्रॉप-डाउन मेनूवर क्लिक करणे आवश्यक आहे आणि "रंगानुसार क्रमवारी लावा" आयटमवर क्लिक करा आणि लाल फॉन्ट रंग निवडा.

सर्व काही, आता पेमेंट कोणी केले याची माहिती स्पष्टपणे सादर केली आहे. 

गाळण्याची प्रक्रिया किंवा पध्दती

विशिष्ट सारणी माहितीचे प्रदर्शन आणि लपविणे सानुकूल करणे देखील शक्य आहे. उदाहरणार्थ, जर तुम्हाला फक्त तेच लोक प्रदर्शित करायचे असतील ज्यांनी पैसे दिले नाहीत, तर तुम्ही या रंगाने डेटा फिल्टर करू शकता. इतर पॅरामीटर्सद्वारे फिल्टर करणे देखील शक्य आहे.

निष्कर्ष

अशाप्रकारे, एक्सेलमधील स्मार्ट स्प्रेडशीट्स तुम्हाला फक्त तोंड द्याव्या लागणाऱ्या कोणत्याही समस्या सोडवण्यासाठी उत्तम मदतनीस म्हणून काम करतील.